เทคนิคการสัมภาษณ์ผู้สมัครงาน
การสัมภาษณ์งานถือเป็นภารกิจหนึ่งของผู้บริหารในแต่ละองค์กรในการคัดเลือกบุคลากรที่มีความรู้
ความสามารถที่เหมาะสมเข้ามาทำงานสร้างความเจริญก้าวหน้าให้กับองค์กรต่อไป
ในการสัมภาษณ์ผู้สมัครงานดังกล่าวในแต่ละองค์กรมักจะมอบหมายให้ “หัวหน้างาน”
เป็นกรรมการสัมภาษณ์ร่วมกับฝ่ายทรัพยากรบุคคล
โดยทั่วไปหัวหน้างานมักจะสอบถามในเรื่องของเนื้องาน หรือความรู้ในงานเป็นหลัก
ส่วนฝ่ายทรัพยากรบุคคลก็จะสอบถามในเรื่องของทัศนคติ บุคลิกภาพ การควบคุมอารมณ์
มนุษยสัมพันธ์ที่จะต้องทำงานร่วมกับพนักงานอื่น
แล้วนำผลที่ได้รับจากการสัมภาษณ์ทั้งสองส่วนนี้มาพิจารณาร่วมกันว่าผู้สมัครรายใด
จะมีความเหมาะสมกับองค์กรมากกว่ากัน
หลายองค์กรอาจจะมองข้ามในเรื่องความพร้อมของผู้สัมภาษณ์โดยมักจะคิดว่าเมื่อได้มอบหมายให้
ผู้บริหารที่เป็นหัวหน้างานมาเป็นกรรมการสัมภาษณ์แล้วน่าจะเชื่อถือได้
และน่าจะคัดเลือกผู้สมัครที่มีความเหมาะสมเข้ามาปฏิบัติงานกับองค์กรได้
แต่อาจลืมไปว่าหัวหน้างานแต่ละคนนั้นมีประสบการณ์ในการสัมภาษณ์ , การตั้งคำถาม ,
การสังเกตผู้สมัคร ฯลฯ
กล่าวโดยสรุปคือ
หัวหน้างานแต่ละคนจะมีวิธีการในการพิจารณาผู้สมัครที่แตกต่างกัน
จึงทำให้บ่อยครั้งที่ทำให้องค์กรได้พนักงานที่ไม่มีประสิทธิภาพเข้ามาปฏิบัติงาน
และหลายครั้งที่ผู้สมัครที่ผ่านการคัดเลือกเหล่านี้เข้ามาก่อปัญหาภายในองค์กร
ดังนั้นจึงอาจกล่าวได้ว่าการสัมภาษณ์มีความสำคัญอย่างยิ่งเพราะเป็นด่านแรกที่จะคัดคนที่ดีเข้ามาทำงานในองค์กร และคัดคนที่ไม่เหมาะสมออกไปก่อนที่จะเกิดปัญหาขึ้นกับองค์กรในอนาคต
ซึ่งคณะกรรมการสัมภาษณ์จึงเปรียบเสมือนตัวกรองบุคลากรในด่านแรกที่สำคัญ
จึงควรที่กรรมการสัมภาษณ์จะต้องให้ความสำคัญและศึกษาหลักการสัมภาษณ์ผู้สมัครงานดังนี้
--การพิจารณาการแต่งกายของผู้สมัคร
เมื่อฝ่ายทรัพยากรบุคคลได้เชิญผู้สมัครงานมาทดสอบข้อเขียน และสัมภาษณ์ในเบื้องต้นแล้ว
จะทำการคัดเลือกผู้สมัครงานไว้จำนวนหนึ่งเพื่อส่งให้กับหัวหน้างาน (Line Manager)
ทำการสัมภาษณ์เพื่อพิจารณาความเหมาะสมกับลักษณะงาน
โดยจะนัดวันเวลาในการสัมภาษณ์ให้กับผู้สมัครงานและหัวหน้าได้ทราบ
เมื่อถึงวันเวลาที่นัดหมาย เมื่อผู้สมัครมาพบตามกำหนดแล้ว
กรรมการสัมภาษณ์ควรพิจารณาผู้สมัครงานในเรื่องต่าง ๆ ดังนี้
1.การแต่งกายของผู้สมัครงาน สุภาพ , สะอาด , เรียบร้อย , เหมาะสมหรือไม่
2.กรณีผู้สมัครชายควรจะโกนหนวดเคราให้เรียบร้อยไม่พับแขนเสื้อ ,
กรณีผู้สมัครหญิงไม่ควรใส่กระโปรงสั้นหรือยาวจนเกินไป,ทรงผมของผู้สมัครเหมาะสมหรือไม่
3.หากผู้สมัครที่ยังแต่งชุดนิสิตนักศึกษามาสัมภาษณ์ อาจแสดงถึงความไม่เตรียมพร้อมในการทำงาน
สิ่งประกอบภายนอกในการแต่งกายนี้จะสะท้อนรสนิยม และความเป็นตัวตนของผู้สมัครได้เป็นอย่างดี
จึงควรที่กรรมการสัมภาษณ์ควรพิจารณาในเรื่องการแต่งกายของผู้สมัคร
โดยเทียบเคียงกับพนักงานในบริษัทที่เป็นอยู่ในปัจจุบันว่าหากผู้สมัครรายนี้เข้ามาปฏิบัติงานแล้ว
จะสามารถกลมกลืนกับพนักงานส่วนใหญ่ได้หรือไม่ เช่น หากผู้สมัครกัดสีผมเป็นสีต่าง ๆ
ในขณะที่วัฒนธรรมองค์กรนั้นพนักงานโดยทั่วไปแต่งกายแบบพนักงานสำนักงานที่เรียบง่าย
ผู้สมัครรายนั้นอาจไม่เหมาะสมนัก
แต่ถ้าเป็นบริษัทโฆษณาบางแห่งที่ต้องการความแปลกใหม่สร้างสรรค์
หรือต้องการพนักงานในลักษณะที่เป็นศิลปิน ผู้สมัครรายนี้อาจจะเหมาะสมกับบริษัทนี้มากกว่า เป็นต้น
สรุปได้ว่ากรรมการสัมภาษณ์ควรมี “ทักษะ” ในการอ่านคนจากการแต่งกายในระดับหนึ่ง
ซึ่งถือเป็นข้อมูลสำหรับกรรมการสัมภาษณ์ด่านแรกก่อนที่จะสัมภาษณ์ผู้สมัครงานต่อไป
สถานที่สัมภาษณ์
สถานที่สัมภาษณ์ถือได้ว่าเป็นความประทับในครั้งแรกของผู้สมัครงานก็ว่าได้
เนื่องจากไม่ว่าผู้สมัครงานจะไม่รู้จักองค์กรนั้น ๆ มาก่อนหรือไม่ก็ตาม
เมื่อผู้สมัครงานมาพบด่านแรกขององค์กรก็คือ “ห้องสัมภาษณ์”
ซึ่งแน่นอนว่าสภาพแวดล้อมในการทำงานที่สะอาด สะดวก ทันสมัย และดูดี
ย่อมได้เปรียบองค์กรที่สกปรก รกรุงรังไม่เป็นระเบียบเรียบร้อย
หรือเต็มไปด้วยกองเอกสารเป็นตั้ง ๆ ซึ่งเมื่อผู้สมัครย่างก้าวเข้ามาในองค์กรสิ่งเหล่านี้จะสะท้อนวิถีชีวิตความเป็นอยู่ของพนักงานในองค์กรนั้น ๆ ให้ผู้สมัครงานสัมผัสและประกอบการตัดสินใจว่าจะมาทำงานกับองค์กรนั้นหรือไม่
ในประเด็นนี้ยังมีผู้บริหารในหลาย ๆ องค์กร (โดยเฉพาะองค์กรขนาดใหญ่และมีชื่อเสียง)
มักจะคิดว่าองค์กรเป็นผู้คัดเลือกผู้สมัครเท่านั้น แต่อาจจะลืมไปว่าผู้สมัครก็มีสิทธิเลือกสถานที่ทำงานเช่นกันโดยเฉพาะผู้สมัครที่มีคุณภาพและมีคุณสมบัติเหมาะสมเป็นที่ต้องการของหลาย ๆ องค์กร
หากมีเงื่อนไขที่เหมือน ๆ กันแต่สภาพแวดล้อมในการทำงานที่รกรุงรัง ปราศจากระเบียบ
หรือดูไม่น่าทำงานย่อมเสียเปรียบองค์กรที่สะอาด ทันสมัย ดูดีกว่า
ซึ่งถือได้ว่าเป็นปัจจัยหนึ่งที่จะทำให้องค์กรได้พนักงานที่ดีเข้ามาร่วมงานกับองค์กรหรือไม่
ในการสัมภาษณ์ผู้สมัครงานควรมีการจัดเตรียมดังนี้
1. ห้องที่ใช้ในการสัมภาษณ์โดยเฉพาะ อาจเป็นห้องประชุม หรือห้องสัมภาษณ์ที่มีความเหมาะสม
สะอาดตา ซึ่งการจัดวางโต๊ะและเก้าอี้ในการสัมภาษณ์ก็มักจะเป็นโต๊ะยาวโดยมีคณะกรรมการสัมภาษณ์นั่งอยู่ฟากหนึ่ง และมีผู้สมัครงานนั่งอยู่อีกฟากหนึ่ง
2. ห้องทำงานของผู้สัมภาษณ์ ในกรณีที่ไม่ได้เป็นการสัมภาษณ์ในรูปแบบของคณะกรรมการสัมภาษณ์ (Interview Panel) มักมีการเชิญผู้สมัครงานให้ไปสัมภาษณ์ที่ห้องของกรรมการสัมภาษณ์โดยตรง ซึ่งในกรณีเช่นนี้กรรมการสัมภาษณ์ควรดูแลความเรียบร้อยของห้องทำงาน โดย ไม่ควรให้มีกองเอกสารกองอยู่บนโต๊ะเป็นจำนวนมาก ๆ , ไม่ควรสัมภาษณ์ไปเซ็นงานไป , ไม่ควรให้มีโทรศัพท์เข้ามาขัดจังหวะการสัมภาษณ์ ฯลฯ ซึ่งจะทำให้ผู้สมัครเห็นว่ากรรมการสัมภาษณ์ไม่ให้ความสำคัญกับการสัมภาษณ์ อีกทั้งยังทำให้กรรมการสัมภาษณ์ไม่มีสมาธิในการสัมภาษณ์และสังเกตตลอดจนไม่สามารถที่จะ “อ่าน” ผู้สมัครงานได้เท่าที่ควร
การเริ่มต้นการสัมภาษณ์
เมื่อผู้สมัครงานมาพบเพื่อเข้าสอบสัมภาษณ์นั้น ทั้งกรรมการสัมภาษณ์และผู้สมัครงานควรจะต้อง
“ตรงต่อเวลา” กล่าวคือเมื่อนัดหมายกันไว้เวลาใด ไม่ควรที่ฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งจะสายหรือไม่ตรงต่อเวลาเพราะจะทำให้ทั้งสองฝ่ายเกิดความรู้สึกที่ไม่ดีครั้งแรก (First Impression) ต่อกันได้
เมื่อผู้สมัครมาถึงโดยฝ่ายทรัพยากรบุคคลนำผู้สมัครมาที่ห้องสัมภาษณ์แล้ว
กรรมการสัมภาษณ์ควรปฏิบัติดังนี้
1. สังเกตบุคลิกลักษณะของผู้สมัครตลอดจนอ่านท่าทีของผู้สมัคร
ในเรื่องนี้อาจกล่าวได้ว่าการอ่านผู้สมัคร(หรือการอ่านอุปนิสัยคน)
จากบุคลิกท่าทางภายนอกนั้นเป็น “ศาสตร์” อย่างหนึ่งที่จะต้องมีการศึกษาและนำมาประกอบกับ “ประสบการณ์” ในการมองคนของกรรมการสัมภาษณ์แต่ละท่าน
คนบางคนอาจถูกชะตากันตั้งแต่ครั้งแรกที่พบกัน ทั้ง ๆ ที่ไม่เคยรู้จักกันมาก่อน
ในขณะที่คนบางคนไม่ชอบลักษณะท่าทางกันในการพบกันครั้งแรกเช่นเดียวกัน
โดยไม่สามารถตอบตัวเองได้ว่าทำไมจึงเป็นเช่นนั้น
ในเรื่องนี้สามารถอธิบายโดยใช้ทฤษฎี Stereo Type ได้ว่าคนเราแต่ละคนจะมีพื้นเพ เบื้องหลัง
ตลอดจนประสบการณ์ที่ดีและร้ายเกี่ยวกับบุคคลอื่นที่แตกต่างกัน
และเป็นสิ่งที่ฝังลึกอยู่ในจิตใจอย่างไม่รู้ตัว
ดังมีคำกล่าวว่า “เขมรขาว ลาวใหญ่ ไทยเล็ก เจ๊กดำ” เป็นคนคบไม่ได้
นั่นคือคนเราแต่ละคนจะมีโมเดลของคนที่ไม่เคยพบกันมาก่อนอยู่ในใจ
บางคนอาจจะเคยพบคนที่ช่างพูดและมีประสบการณ์ว่าคนช่างพูดมักจะทำอะไรไม่เป็น
เมื่อพบเห็นบ่อย ๆ เข้าก็จะเป็นโมเดลที่เกิดขึ้นในใจ ดังนั้นพอพบกันผู้สมัครที่ช่างพูดเข้า
ก็จะมีทัศนคติต่อผู้สมัครรายนั้นว่าก็คงจะทำอะไรไม่เป็นเช่นเดียวกัน
ดังนั้นกรรมการสัมภาษณ์ทุกท่านควรจะ “เท่าทัน” ความคิดในแบบ Stereo Type ไม่เกิดขึ้น
เมื่อพบกับผู้สมัครในครั้งแรก เพราะผู้สมัครอาจไม่เป็นอย่างโมเดลที่เราตั้งไว้ในใจก็ได้
เพราะหากกรรมการสัมภาษณ์เกิดลำเอียง (Bias) ขึ้นแล้ว
ก็มักจะไม่สนใจในสิ่งที่ผู้สมัครจะนำเสนออีกต่อไป
ซึ่งอาจทำให้องค์กรพลาดโอกาสในการรับบุคลากรที่ดีมีคุณสมบัติเข้ามาอยู่กับองค์กรได้ในที่สุด
2. การแนะนำตัวคณะกรรมการสัมภาษณ์แก่ผู้สมัคร และการให้ผู้สมัครแนะนำตัวเอง
ซึ่งเรื่องนี้เป็นสิ่งที่จำเป็นเพราะเป็นการให้เกียรติกับผู้สมัคร
ถือเป็นการทักทายแรกเริ่มที่ทำให้ผู้สมัครเกิดความประทับใจ
ซึ่งในการแนะนำตัวคณะกรรมการสัมภาษณ์กับผู้สมัครนั้น
คณะกรรมการสัมภาษณ์ควรจะต้องมีการสบสายตากับผู้สมัครอย่างเปิดเผยและจริงใจ
เมื่อคณะกรรมการสัมภาษณ์แนะนำตัวกับผู้สมัครแล้ว
ก็ให้ผู้สมัครแนะนำตัวเองและนำเข้าสู่ขั้นตอนของการสัมภาษณ์ต่อไป
3. ระหว่างการสัมภาษณ์นั้นคณะกรรมการสัมภาษณ์ควรสร้างบรรยากาศแบบเป็นกันเอง
เพื่อให้ผู้สมัครรู้สึกอบอุ่น ผ่อนคลาย และไม่เครียดกับการสัมภาษณ์
เพื่อที่จะให้ผู้สมัครเป็นตัวของตัวเองมากที่สุด
อย่างไรก็ตามอาจมีข้อยกเว้นในการสัมภาษณ์งานบางรูปแบบที่ต้องการทดสอบผู้สมัครภายใต้สถานการณ์กดดัน หรือให้ผู้สมัครเกิดความเครียด เพื่อทดสอบการควบคุมสติอารมณ์
หรือการตัดสินใจเพื่อแก้ปัญหาเฉพาะหน้าอย่างฉับพลัน เป็นต้น
รูปแบบของการสัมภาษณ์
ในการสัมภาษณ์ผู้สมัครงานนั้นมักมีการกำหนดรูปแบบการสัมภาษณ์โดยทั่วไปดังนี้
1. การสัมภาษณ์โดยมีการกำหนดคำถามไว้ก่อนล่วงหน้า (Structured Interview)
วิธีการนี้มักเป็นที่นิยมใช้กันอย่างกว้างขวาง
ซึ่งจะทำให้ผู้สมัครแต่ละรายได้รับคำถามในลักษณะเดียวกันทำให้คณะกรรมการสัมภาษณ์สามารถสังเกตความแตกต่างในการตอบคำถาม การแก้ปัญหาเฉพาะหน้า
ตลอดจนทราบรายละเอียดในเรื่องต่าง ๆ จากผู้สมัครได้เป็นแบบเดียวกัน
ทำให้คณะกรรมการสามารถตัดสินใจคัดเลือกผู้สมัครได้ง่ายขึ้น
ในการสัมภาษณ์แบบที่มีการกำหนดคำถามไว้ก่อนล่วงหน้านั้น
คณะกรรมการสัมภาษณ์อาจค้นหาและตั้งคำถามได้จาก “คำถามหลัก ๆ ที่ใช้ในการสัมภาษณ์”
ซึ่งจะได้กล่าวถึงในหัวข้อต่อไป
2. การสัมภาษณ์โดยไม่มีการกำหนดคำถามไว้ก่อน (Unstructured Interview)
วิธีนี้คณะกรรมการสัมภาษณ์จะตั้งคำถามในขณะที่ทำการสัมภาษณ์
โดยไม่มีการกำหนดคำถามไว้ก่อนล่วงหน้า เพื่อทดสอบไหวพริบ
การแก้ปัญหาเฉพาะหน้าของผู้สมัคร โดยคณะกรรมการสัมภาษณ์ที่ใช้วิธีนี้
มักจะใช้ประสบการณ์ทำงานในงานที่ตนถนัดเข้ามาตั้งคำถามกับผู้สมัคร
โดยที่อาจจะยังไม่สนใจประเด็นอื่น ซึ่งวิธีการดังกล่าวจะไม่มีรูปแบบที่แน่นอน
3. การสัมภาษณ์แบบจำลองเหตุการณ์ (Situation Interview)
เป็นการสอบสัมภาษณ์โดยมีการจำลองสถานการณ์เพื่อให้ผู้สมัครได้แก้ไขปัญหาต่าง ๆ
หรืออาจมีกรณีศึกษาเพื่อให้ผู้สมัครได้ตัดสินใจ ซึ่งการสัมภาษณ์ในลักษณะนี้
อาจเป็นการให้ผู้สมัครเข้ามาในสถานการณ์จำลองแบบเดี่ยว หรือเป็นกลุ่ม
โดยคณะกรรมการจะทำการสังเกตการณ์และให้คะแนนก็ได้
ประเภทคำถามที่ใช้ในการสัมภาษณ์
ประเภทของคำถามที่มักใช้กันอยู่ทั่วไปในการสัมภาษณ์ผู้สมัครงานคือ
1. คำถามแบบปิด (Close ended)
คือคำถามที่กรรมการสัมภาษณ์เจาะจงให้ผู้สมัครตอบเพียงว่า “ใช่” หรือ “ไม่ใช่”
ซึ่งคำถามในลักษณะนี้จะคล้ายกับการซักพยานในศาล
เพราะไม่ต้องการให้ผู้ตอบแสดงความคิดเห็นใด ๆ
นอกเหนือจากคำตอบที่กรรมการสัมภาษณ์ต้องการ เช่น
ถามว่า “ที่คุณต้องการจะเปลี่ยนงานเพราะคุณมีความขัดแย้งกับหัวหน้างานใช่หรือไม่??”
2.คำถามแบบเปิด (Open ended)
เป็นคำถามที่กรรมการสัมภาษณ์ต้องการทราบความคิดเห็น
ตลอดจนต้องการทราบทัศนคติในด้านต่าง ๆ จากผู้สมัคร โดยจะมีลักษณะการถามที่เปิดกว้าง
เช่น “คุณมีวิธีการปรับตัวเพื่อให้เข้ากับเพื่อนร่วมงานในที่ทำงานใหม่ได้อย่างไร??”
3.คำถามทวนให้ผู้สมัครแสดงความมั่นใจ
เพื่อทดสอบว่าผู้สมัครพูดหรือมั่นใจเช่นนั้นจริง ๆ
เช่น “เมื่อสักครู่คุณบอกว่าคุณต้องการจะเปลี่ยนงาน
โดยไม่ได้มีสาเหตุจากความขัดแย้งในที่ทำงานใช่หรือไม่??”
4.คำถามหยั่ง
เป็นคำถามที่ต้องการหาเหตุผล ความเชื่อ และทัศนคติของผู้สมัคร เช่น
“คุณลาออกจากงานทั้ง ๆ ที่ยังไม่ได้งานใหม่เลยหรือ?? ทำไมจึงทำเช่นนั้น??”
คำถามหลัก ๆ ที่ใช้ในการสัมภาษณ์
ในการสัมภาษณ์ผู้สมัครงานในรูปแบบที่มีการวางแผนการสัมภาษณ์ไว้ล่วงหน้า (Structured Interview)
กรรมการสัมภาษณ์มักจะตั้งคำถามเกี่ยวกับเรื่องราวต่าง ๆ จากผู้สมัครดังต่อไปนี้
1. คำถามเกี่ยวกับชีวิต และครอบครัวของผู้สมัคร เช่น
- ขอให้คุณเล่าชีวิตในวัยเด็กให้คณะกรรมการสัมภาษณ์ได้ทราบเบื้องต้น
- บุคคลใดในครอบครัวที่คุณรัก และคิดว่ามีอิทธิพลต่อการดำเนินชีวิตของคุณ
- ครอบครัวของคุณมีความอบอุ่นหรือไม่
- เวลาคุณมีปัญหาคุณจะปรึกษากับใครในครอบครัวเป็นคนแรก
- คุณมีเป้าหมายในชีวิตอย่างไร
- ช่วงชีวิตไหนที่คุณประทับใจมากที่สุด
- คุณมีพี่น้องกี่คน , อยู่บ้านเดียวกันหรือไม่ , ปัจจุบันศึกษาหรือทำงานที่ใด
- คุณแบ่งเงินเดือนให้กับคุณพ่อ-คุณแม่บ้างหรือไม่
- ฯลฯ
2. คำถามเกี่ยวกับการศึกษาและกิจกรรมขณะที่เรียน
- ขอให้คุณเล่าประวัติการศึกษาให้คณะกรรมการสัมภาษณ์ทราบ
- คุณเรียนจบด้านไหน , คณะไหน , สาขาไหน , สถาบันไหน
- คุณคิดว่าจะสามารถนำความรู้ที่ได้รับจากการศึกษามาประยุกต์ใช้ในงานได้อย่างไร
- ขณะที่เรียนอยู่ คุณทำกิจกรรมอะไรหรือไม่ ตำแหน่งใด
- ขณะที่เรียนคุณชอบวิชาใดมากที่สุด เพราะอะไร
- ถ้าย้อนเวลากลับไปได้คุณอยากจะเปลี่ยนสาขาวิชาใหม่หรือไม่ เพราะอะไร
- คุณเคยถูกลงโทษในระหว่างที่ศึกษาอยู่หรือไม่
- คุณเคยได้รับทุนการศึกษาหรือไม่ จากสถาบันใด
- คุณอยากจะศึกษาต่อหรือไม่ สาขาใด ในประเทศหรือต่างประเทศ และวางแผนไว้อย่างไร
- ฯลฯ
3. คำถามเกี่ยวกับประสบการณ์ทำงานที่ผ่านมา
- ขอให้คุณเล่าประสบการณ์ทำงานตั้งแต่เริ่มต้นจนถึงปัจจุบัน
- ในบรรดาที่ทำงานที่ผ่านมาคุณชอบที่ไหนมากที่สุด เพราะอะไร
- เหตุใดคุณจึงต้องการเปลี่ยนงาน
- คุณเคยถูกลงโทษจากที่ทำงานเดิมหรือบ้างหรือไม่ เรื่องอะไร และเมื่อใด
- คุณเคยถูกตั้งกรรมการสอบสวนในที่ทำงานเดิมหรือไม่
- คุณมีจุดมุ่งหมายสูงสุดในชีวิตการทำงานอย่างไร
- คุณเคยมีความขัดแย้งกับหัวหน้างาน หรือเพื่อนร่วมงานบ้างหรือไม่ อย่างไร
- คุณคิดว่าผลตอบแทนเช่น เงินเดือน หรือสวัสดิการเป็นสิ่งสำคัญที่สุดในการพิจารณา
เปลี่ยนงานหรือไม่ เพราะอะไร
- ถ้าคุณมีโอกาสเลือกทีมงานคุณต้องการทีมงานแบบไหน
- ฯลฯ
4. คำถามเกี่ยวกับทัศนคติ และการควบคุมอารมณ์
- คุณเคยมีความคิดที่ขัดแย้งกับนโยบายของบริษัทบ้างหรือไม่ ยกตัวอย่างให้เห็นชัด
- ถ้าคุณคิดว่าคุณไม่มีความก้าวหน้าในบริษัทแล้วคุณจะทำอย่างไรต่อไป
- คุณเป็นคนเจ้าอารมณ์หรือไม่
- คุณเคยมีเรื่องทะเลาะวิวาทในทำงานหรือไม่
- ถ้ามีลูกน้องของคุณขึ้นไม่เชื่อฟังและยุยงให้ลูกน้องคนอื่นคล้อยตามและต่อต้าน
คุณจะทำอย่างไร
- ถ้าคุณกำลังเดินตรวจงานและมีลูกน้องเข้ามาชกต่อยคุณ คุณจะแก้ปัญหาอย่างไร
- ฯลฯ
5. คำถามทั่วไป
- คุณคิดว่าคุณมีจุดเด่นในด้านใด
- คุณเคยประสบความล้มเหลวในชีวิตการทำงานหรือไม่ และคุณสามารถแปรความล้มเหลวนั้นให้
เป็นโอกาสได้บ้างหรือไม่ อย่างไร
- คุณดื่มเหล้า หรือสูบบุหรี่บ้างหรือไม่ สุขภาพของคุณตอนนี้เป็นอย่างไร
- คุณมีงานอดิเรกอะไรบ้าง หรือคุณชอบเล่นกีฬาอะไร
- คุณเคยดีใจหรือเสียใจที่สุดในชีวิตบ้างหรือไม่ ในเรื่องไหน
- คุณชอบงานเลี้ยงสังสรรค์หรือไม่ เพราะอะไร
- ฯลฯ
ข้อพึงระลึกสำหรับผู้เป็นกรรมการสัมภาษณ์ทุกท่าน
1.ท่านเป็นผู้หนึ่งที่มีส่วนทำให้ผู้สมัครงานจะ “ได้ทำงาน” หรือ “ไม่ได้ทำงาน”
ซึ่งหากผู้สมัครไม่มีคุณสมบัติ ตลอดจนความรู้ความสามารถที่เหมาะสมย่อมต้องถูกปฏิเสธ
ส่วนผู้สมัครที่มีคุณสมบัติเหมาะสมย่อมเป็นที่ต้องการขององค์กร
ซึ่งท่านจะต้องความรู้ความสามารถในการคัดเลือกผู้สมัครโดยท่านควรพัฒนาทักษะในการอ่านคน ,
วิธีการตั้งคำถาม , การสังเกตผู้สมัคร ฯลฯ
และใช้ช่วงเวลาในการสัมภาษณ์งานอย่างมีคุณค่าโดยการเตรียมตัวล่วงหน้าก่อนการสัมภาษณ์ทุกครั้ง เช่น การศึกษาข้อมูลของผู้สมัครแต่ละรายในเบื้องต้น
เพื่อให้ได้คนที่เหมาะสมที่สุดเข้ามาสร้างความเจริญก้าวหน้าให้กับองค์กร
2.ท่านเป็น “ผู้สัมภาษณ์” มิใช่ “ผู้ถูกสัมภาษณ์”
ดังนั้น ท่านควรเป็นฝ่าย “ฟัง” มากกว่าเป็นฝ่าย “พูด” เพื่อที่จะได้สามารถ “อ่าน” ผู้สมัคร
หรือเก็บข้อมูลจากผู้สมัครให้ได้มากที่สุดเพื่อประกอบการตัดสินใจ
หากท่านพูดมากกว่าผู้ถูกสัมภาษณ์แล้วท่านจะเอาข้อมูลที่ไหนมาใช้ตัดสินใจ
3.ควรหลีกเลี่ยงความลำเอียงในลักษณะ Stereo Type กล่าวคือ ความรู้สึกที่ท่านถูกชะตา
หรือไม่ถูกชะตากับผู้สมัครในครั้งแรกที่พบกัน (First Impression) ให้มากที่สุด
เพราะผู้สมัครอาจไม่ได้เป็นอย่างที่ท่านคิด
ท่านควรใช้ข้อมูลและเหตุผลในการพิจารณามากกว่าการใช้ “ความรู้สึก”
4.ข้อนี้สำคัญอย่างยิ่งสำหรับผู้ที่เป็นกรรมการสอบสัมภาษณ์
คือถึงแม้ท่านจะถูกใจผู้สมัครงานมากขนาดไหน ท่านไม่ควรแสดงอาการ “อยากจะรับเข้าทำงาน”
โดยให้ผู้สมัครงงานเห็น เช่น แสดงอาการชื่นชมอย่างชัดเจนโดยการพูดว่า
“มาเริ่มงานพรุ่งนี้เลยก็แล้วกัน” ,”ตกลงว่าบริษัทรับคุณเข้าทำงานแล้ว” ฯลฯ
ซึ่งบางครั้งกรรมการบางท่านตกลงเรื่องอัตราเงินเดือนกับผู้สมัครแล้วว่าจะให้เงินเดือนเท่าไหร่
โดยไม่ได้ปรึกษาหารือฝ่ายบุคคลเสียก่อน ซึ่งจะทำให้เกิดปัญหาตามมาอย่างมาก
เพราะหากว่ากรรมการสัมภาษณ์ได้ตกลงกับผู้สมัครงานไปก่อนแล้ว
เช่นว่านี้ ผู้สมัครงานก็จะอ่านได้ว่าบริษัทต้องการตัวเขาแน่นอน ดังนั้นจึงมีโอกาส “เล่นตัว” ได้
โดยขอขึ้นอัตราเงินเดือนจนเกินจริงไปมาก ซึ่งกรรมการสัมภาษณ์ ที่ต่อไปจะเป็นหัวหน้างานก็ได้ตกลงรับปากไว้ โดยอาจจะลืมนึกถึงว่าแล้วผู้ใต้บังคับบัญชาในปัจจุบันที่ทำงานมาก่อนกับท่าน
ซึ่งมีประสบการณ์ที่เท่ากันหรืออาจจะมากกว่าผู้สมัครรายนี้จะรู้สึกอย่างไร
ถึงแม้ว่าจะบอกว่าเงินเดือนเป็นความลับก็ตาม แต่ในทางปฏิบัติก็คงปิดกันยาก
และอีกประการหนึ่งถึงแม้ไม่รู้เงินเดือนซึ่งกันและกันก็ตาม
ดังนั้นเรื่องนี้เป็นเรื่องนี้เป็นเรื่องที่ต้องย้ำว่าเป็นเรื่องที่สำคัญ (Sensitive) อย่างยิ่ง
ที่ควรจะต้องปรึกษาหารือกับฝ่ายบุคคลเสียก่อนเพื่อหาข้อสรุป
เพราะกรรมการสัมภาษณ์มีหน้าที่เพียงสัมภาษณ์ผู้สมัครงานและเขียนความเห็นในใบสัมภาษณ์
ว่าท่านสนใจผู้สมัครรายนั้นหรือไม่เท่านั้น ส่วนในเรื่องอื่น ๆ ท่านควรจะต้องปล่อยให้ฝ่ายบุคคลเขาทำหน้าที่ของเขาต่อไปเอง เพราะฝ่ายบุคคลจะเป็นผู้ดูแลภาพรวมของพนักงานทั้งองค์กรและทราบข้อมูลในเรื่องค่าตอบแทนของพนักงานทั้งองค์กร ซึ่งจะสามารถใช้ดุลพินิจในเรื่องนี้ได้โดยคำนึงถึงความเหมาะสมเมื่อพิจารณาเปรียบเทียบกันในเรื่องของคุณสมบัติและความเหมาะสมของผู้สมัคร
เมื่อเปรียบเทียบกับพนักงานที่ทำงานอยู่ที่มีคุณสมบัติใกล้เคียงกันในหน่วยงานต่าง ๆ ในปัจจุบัน
ซึ่งโดยทั่วไปก่อนที่ฝ่ายบุคคลจะยืนยันการตอบรับเข้าทำงานและตกลงในเรื่องการจ่ายผลตอบแทนนั้น ฝ่ายบุคคลจะต้องหารือรอบสุดท้ายกับหัวหน้าหน่วยงานที่เป็นต้นสังกัดของผู้สมัครงานอีกครั้งหนึ่งอยู่แล้ว
5. ควรปิดท้ายการสัมภาษณ์ด้วยให้ผู้สมัครงานสอบถามสิ่งที่ยังสงสัยข้องใจ
เพื่อความกระจ่างชัดในเรื่องต่าง ๆ ซึ่งจะทำให้ผู้สมัครงานรู้สึกว่าองค์กรเปิดโอกาสให้เขาได้ซักถามสิ่งที่ต้องการทราบเพิ่มเติมจากองค์กร
สรุป
จากที่ได้กล่าวมาทั้งหมดนี้จะเห็นได้ว่า เทคนิคการสัมภาษณ์ผู้สมัครงานเป็นทั้ง “ศาสตร์” และ “ศิลป์”
ที่ผู้บริหารซึ่งจะต้องเป็นคณะกรรมการสัมภาษณ์ควรจะต้องให้ความสนใจ และเห็นความสำคัญ
ซึ่งเทคนิคดังกล่าวจะเกิดผลดีที่สุดก็ด้วยการฝึกฝน และติดตามผลอย่างสม่ำเสมอ
กล่าวคือเมื่อเราได้สัมภาษณ์ผู้สมัครงานและคัดเลือกเข้ามาเป็นพนักงานแล้ว
ควรติดตามดูผลการปฏิบัติงานตลอดจนความประพฤติของพนักงานคนนั้น ๆ ว่าเป็นอย่างไร
เพื่อเป็นข้อมูลทางสถิติ และเป็นแนวทางในการปรับปรุงการสอบสัมภาษณ์ตลอดจนการตั้งคำถาม
และการสังเกตผู้สมัครงานในครั้งต่อ ๆ ไป เพื่อให้องค์กรสามารถคัดคนดีเข้ามาทำงานกับองค์กรให้มากที่สุดต่อไป.
เรียบเรียง
ภก.ภูริทัต ว่องพุฒิพงศ์
บจก.Pharmconnection
ความสามารถที่เหมาะสมเข้ามาทำงานสร้างความเจริญก้าวหน้าให้กับองค์กรต่อไป
ในการสัมภาษณ์ผู้สมัครงานดังกล่าวในแต่ละองค์กรมักจะมอบหมายให้ “หัวหน้างาน”
เป็นกรรมการสัมภาษณ์ร่วมกับฝ่ายทรัพยากรบุคคล
โดยทั่วไปหัวหน้างานมักจะสอบถามในเรื่องของเนื้องาน หรือความรู้ในงานเป็นหลัก
ส่วนฝ่ายทรัพยากรบุคคลก็จะสอบถามในเรื่องของทัศนคติ บุคลิกภาพ การควบคุมอารมณ์
มนุษยสัมพันธ์ที่จะต้องทำงานร่วมกับพนักงานอื่น
แล้วนำผลที่ได้รับจากการสัมภาษณ์ทั้งสองส่วนนี้มาพิจารณาร่วมกันว่าผู้สมัครรายใด
จะมีความเหมาะสมกับองค์กรมากกว่ากัน
หลายองค์กรอาจจะมองข้ามในเรื่องความพร้อมของผู้สัมภาษณ์โดยมักจะคิดว่าเมื่อได้มอบหมายให้
ผู้บริหารที่เป็นหัวหน้างานมาเป็นกรรมการสัมภาษณ์แล้วน่าจะเชื่อถือได้
และน่าจะคัดเลือกผู้สมัครที่มีความเหมาะสมเข้ามาปฏิบัติงานกับองค์กรได้
แต่อาจลืมไปว่าหัวหน้างานแต่ละคนนั้นมีประสบการณ์ในการสัมภาษณ์ , การตั้งคำถาม ,
การสังเกตผู้สมัคร ฯลฯ
กล่าวโดยสรุปคือ
หัวหน้างานแต่ละคนจะมีวิธีการในการพิจารณาผู้สมัครที่แตกต่างกัน
จึงทำให้บ่อยครั้งที่ทำให้องค์กรได้พนักงานที่ไม่มีประสิทธิภาพเข้ามาปฏิบัติงาน
และหลายครั้งที่ผู้สมัครที่ผ่านการคัดเลือกเหล่านี้เข้ามาก่อปัญหาภายในองค์กร
ดังนั้นจึงอาจกล่าวได้ว่าการสัมภาษณ์มีความสำคัญอย่างยิ่งเพราะเป็นด่านแรกที่จะคัดคนที่ดีเข้ามาทำงานในองค์กร และคัดคนที่ไม่เหมาะสมออกไปก่อนที่จะเกิดปัญหาขึ้นกับองค์กรในอนาคต
ซึ่งคณะกรรมการสัมภาษณ์จึงเปรียบเสมือนตัวกรองบุคลากรในด่านแรกที่สำคัญ
จึงควรที่กรรมการสัมภาษณ์จะต้องให้ความสำคัญและศึกษาหลักการสัมภาษณ์ผู้สมัครงานดังนี้
--การพิจารณาการแต่งกายของผู้สมัคร
เมื่อฝ่ายทรัพยากรบุคคลได้เชิญผู้สมัครงานมาทดสอบข้อเขียน และสัมภาษณ์ในเบื้องต้นแล้ว
จะทำการคัดเลือกผู้สมัครงานไว้จำนวนหนึ่งเพื่อส่งให้กับหัวหน้างาน (Line Manager)
ทำการสัมภาษณ์เพื่อพิจารณาความเหมาะสมกับลักษณะงาน
โดยจะนัดวันเวลาในการสัมภาษณ์ให้กับผู้สมัครงานและหัวหน้าได้ทราบ
เมื่อถึงวันเวลาที่นัดหมาย เมื่อผู้สมัครมาพบตามกำหนดแล้ว
กรรมการสัมภาษณ์ควรพิจารณาผู้สมัครงานในเรื่องต่าง ๆ ดังนี้
1.การแต่งกายของผู้สมัครงาน สุภาพ , สะอาด , เรียบร้อย , เหมาะสมหรือไม่
2.กรณีผู้สมัครชายควรจะโกนหนวดเคราให้เรียบร้อยไม่พับแขนเสื้อ ,
กรณีผู้สมัครหญิงไม่ควรใส่กระโปรงสั้นหรือยาวจนเกินไป,ทรงผมของผู้สมัครเหมาะสมหรือไม่
3.หากผู้สมัครที่ยังแต่งชุดนิสิตนักศึกษามาสัมภาษณ์ อาจแสดงถึงความไม่เตรียมพร้อมในการทำงาน
จึงควรที่กรรมการสัมภาษณ์ควรพิจารณาในเรื่องการแต่งกายของผู้สมัคร
โดยเทียบเคียงกับพนักงานในบริษัทที่เป็นอยู่ในปัจจุบันว่าหากผู้สมัครรายนี้เข้ามาปฏิบัติงานแล้ว
จะสามารถกลมกลืนกับพนักงานส่วนใหญ่ได้หรือไม่ เช่น หากผู้สมัครกัดสีผมเป็นสีต่าง ๆ
ในขณะที่วัฒนธรรมองค์กรนั้นพนักงานโดยทั่วไปแต่งกายแบบพนักงานสำนักงานที่เรียบง่าย
ผู้สมัครรายนั้นอาจไม่เหมาะสมนัก
แต่ถ้าเป็นบริษัทโฆษณาบางแห่งที่ต้องการความแปลกใหม่สร้างสรรค์
หรือต้องการพนักงานในลักษณะที่เป็นศิลปิน ผู้สมัครรายนี้อาจจะเหมาะสมกับบริษัทนี้มากกว่า เป็นต้น
สรุปได้ว่ากรรมการสัมภาษณ์ควรมี “ทักษะ” ในการอ่านคนจากการแต่งกายในระดับหนึ่ง
ซึ่งถือเป็นข้อมูลสำหรับกรรมการสัมภาษณ์ด่านแรกก่อนที่จะสัมภาษณ์ผู้สมัครงานต่อไป
สถานที่สัมภาษณ์
สถานที่สัมภาษณ์ถือได้ว่าเป็นความประทับในครั้งแรกของผู้สมัครงานก็ว่าได้
เนื่องจากไม่ว่าผู้สมัครงานจะไม่รู้จักองค์กรนั้น ๆ มาก่อนหรือไม่ก็ตาม
เมื่อผู้สมัครงานมาพบด่านแรกขององค์กรก็คือ “ห้องสัมภาษณ์”
ซึ่งแน่นอนว่าสภาพแวดล้อมในการทำงานที่สะอาด สะดวก ทันสมัย และดูดี
ย่อมได้เปรียบองค์กรที่สกปรก รกรุงรังไม่เป็นระเบียบเรียบร้อย
หรือเต็มไปด้วยกองเอกสารเป็นตั้ง ๆ ซึ่งเมื่อผู้สมัครย่างก้าวเข้ามาในองค์กรสิ่งเหล่านี้จะสะท้อนวิถีชีวิตความเป็นอยู่ของพนักงานในองค์กรนั้น ๆ ให้ผู้สมัครงานสัมผัสและประกอบการตัดสินใจว่าจะมาทำงานกับองค์กรนั้นหรือไม่
ในประเด็นนี้ยังมีผู้บริหารในหลาย ๆ องค์กร (โดยเฉพาะองค์กรขนาดใหญ่และมีชื่อเสียง)
มักจะคิดว่าองค์กรเป็นผู้คัดเลือกผู้สมัครเท่านั้น แต่อาจจะลืมไปว่าผู้สมัครก็มีสิทธิเลือกสถานที่ทำงานเช่นกันโดยเฉพาะผู้สมัครที่มีคุณภาพและมีคุณสมบัติเหมาะสมเป็นที่ต้องการของหลาย ๆ องค์กร
หากมีเงื่อนไขที่เหมือน ๆ กันแต่สภาพแวดล้อมในการทำงานที่รกรุงรัง ปราศจากระเบียบ
หรือดูไม่น่าทำงานย่อมเสียเปรียบองค์กรที่สะอาด ทันสมัย ดูดีกว่า
ซึ่งถือได้ว่าเป็นปัจจัยหนึ่งที่จะทำให้องค์กรได้พนักงานที่ดีเข้ามาร่วมงานกับองค์กรหรือไม่
ในการสัมภาษณ์ผู้สมัครงานควรมีการจัดเตรียมดังนี้
1. ห้องที่ใช้ในการสัมภาษณ์โดยเฉพาะ อาจเป็นห้องประชุม หรือห้องสัมภาษณ์ที่มีความเหมาะสม
สะอาดตา ซึ่งการจัดวางโต๊ะและเก้าอี้ในการสัมภาษณ์ก็มักจะเป็นโต๊ะยาวโดยมีคณะกรรมการสัมภาษณ์นั่งอยู่ฟากหนึ่ง และมีผู้สมัครงานนั่งอยู่อีกฟากหนึ่ง
2. ห้องทำงานของผู้สัมภาษณ์ ในกรณีที่ไม่ได้เป็นการสัมภาษณ์ในรูปแบบของคณะกรรมการสัมภาษณ์ (Interview Panel) มักมีการเชิญผู้สมัครงานให้ไปสัมภาษณ์ที่ห้องของกรรมการสัมภาษณ์โดยตรง ซึ่งในกรณีเช่นนี้กรรมการสัมภาษณ์ควรดูแลความเรียบร้อยของห้องทำงาน โดย ไม่ควรให้มีกองเอกสารกองอยู่บนโต๊ะเป็นจำนวนมาก ๆ , ไม่ควรสัมภาษณ์ไปเซ็นงานไป , ไม่ควรให้มีโทรศัพท์เข้ามาขัดจังหวะการสัมภาษณ์ ฯลฯ ซึ่งจะทำให้ผู้สมัครเห็นว่ากรรมการสัมภาษณ์ไม่ให้ความสำคัญกับการสัมภาษณ์ อีกทั้งยังทำให้กรรมการสัมภาษณ์ไม่มีสมาธิในการสัมภาษณ์และสังเกตตลอดจนไม่สามารถที่จะ “อ่าน” ผู้สมัครงานได้เท่าที่ควร
เมื่อผู้สมัครงานมาพบเพื่อเข้าสอบสัมภาษณ์นั้น ทั้งกรรมการสัมภาษณ์และผู้สมัครงานควรจะต้อง
“ตรงต่อเวลา” กล่าวคือเมื่อนัดหมายกันไว้เวลาใด ไม่ควรที่ฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งจะสายหรือไม่ตรงต่อเวลาเพราะจะทำให้ทั้งสองฝ่ายเกิดความรู้สึกที่ไม่ดีครั้งแรก (First Impression) ต่อกันได้
เมื่อผู้สมัครมาถึงโดยฝ่ายทรัพยากรบุคคลนำผู้สมัครมาที่ห้องสัมภาษณ์แล้ว
กรรมการสัมภาษณ์ควรปฏิบัติดังนี้
1. สังเกตบุคลิกลักษณะของผู้สมัครตลอดจนอ่านท่าทีของผู้สมัคร
ในเรื่องนี้อาจกล่าวได้ว่าการอ่านผู้สมัคร(หรือการอ่านอุปนิสัยคน)
จากบุคลิกท่าทางภายนอกนั้นเป็น “ศาสตร์” อย่างหนึ่งที่จะต้องมีการศึกษาและนำมาประกอบกับ “ประสบการณ์” ในการมองคนของกรรมการสัมภาษณ์แต่ละท่าน
คนบางคนอาจถูกชะตากันตั้งแต่ครั้งแรกที่พบกัน ทั้ง ๆ ที่ไม่เคยรู้จักกันมาก่อน
ในขณะที่คนบางคนไม่ชอบลักษณะท่าทางกันในการพบกันครั้งแรกเช่นเดียวกัน
โดยไม่สามารถตอบตัวเองได้ว่าทำไมจึงเป็นเช่นนั้น
ในเรื่องนี้สามารถอธิบายโดยใช้ทฤษฎี Stereo Type ได้ว่าคนเราแต่ละคนจะมีพื้นเพ เบื้องหลัง
ตลอดจนประสบการณ์ที่ดีและร้ายเกี่ยวกับบุคคลอื่นที่แตกต่างกัน
และเป็นสิ่งที่ฝังลึกอยู่ในจิตใจอย่างไม่รู้ตัว
ดังมีคำกล่าวว่า “เขมรขาว ลาวใหญ่ ไทยเล็ก เจ๊กดำ” เป็นคนคบไม่ได้
นั่นคือคนเราแต่ละคนจะมีโมเดลของคนที่ไม่เคยพบกันมาก่อนอยู่ในใจ
บางคนอาจจะเคยพบคนที่ช่างพูดและมีประสบการณ์ว่าคนช่างพูดมักจะทำอะไรไม่เป็น
เมื่อพบเห็นบ่อย ๆ เข้าก็จะเป็นโมเดลที่เกิดขึ้นในใจ ดังนั้นพอพบกันผู้สมัครที่ช่างพูดเข้า
ก็จะมีทัศนคติต่อผู้สมัครรายนั้นว่าก็คงจะทำอะไรไม่เป็นเช่นเดียวกัน
ดังนั้นกรรมการสัมภาษณ์ทุกท่านควรจะ “เท่าทัน” ความคิดในแบบ Stereo Type ไม่เกิดขึ้น
เมื่อพบกับผู้สมัครในครั้งแรก เพราะผู้สมัครอาจไม่เป็นอย่างโมเดลที่เราตั้งไว้ในใจก็ได้
เพราะหากกรรมการสัมภาษณ์เกิดลำเอียง (Bias) ขึ้นแล้ว
ก็มักจะไม่สนใจในสิ่งที่ผู้สมัครจะนำเสนออีกต่อไป
ซึ่งอาจทำให้องค์กรพลาดโอกาสในการรับบุคลากรที่ดีมีคุณสมบัติเข้ามาอยู่กับองค์กรได้ในที่สุด
2. การแนะนำตัวคณะกรรมการสัมภาษณ์แก่ผู้สมัคร และการให้ผู้สมัครแนะนำตัวเอง
ซึ่งเรื่องนี้เป็นสิ่งที่จำเป็นเพราะเป็นการให้เกียรติกับผู้สมัคร
ถือเป็นการทักทายแรกเริ่มที่ทำให้ผู้สมัครเกิดความประทับใจ
ซึ่งในการแนะนำตัวคณะกรรมการสัมภาษณ์กับผู้สมัครนั้น
คณะกรรมการสัมภาษณ์ควรจะต้องมีการสบสายตากับผู้สมัครอย่างเปิดเผยและจริงใจ
เมื่อคณะกรรมการสัมภาษณ์แนะนำตัวกับผู้สมัครแล้ว
ก็ให้ผู้สมัครแนะนำตัวเองและนำเข้าสู่ขั้นตอนของการสัมภาษณ์ต่อไป
3. ระหว่างการสัมภาษณ์นั้นคณะกรรมการสัมภาษณ์ควรสร้างบรรยากาศแบบเป็นกันเอง
เพื่อให้ผู้สมัครรู้สึกอบอุ่น ผ่อนคลาย และไม่เครียดกับการสัมภาษณ์
เพื่อที่จะให้ผู้สมัครเป็นตัวของตัวเองมากที่สุด
อย่างไรก็ตามอาจมีข้อยกเว้นในการสัมภาษณ์งานบางรูปแบบที่ต้องการทดสอบผู้สมัครภายใต้สถานการณ์กดดัน หรือให้ผู้สมัครเกิดความเครียด เพื่อทดสอบการควบคุมสติอารมณ์
หรือการตัดสินใจเพื่อแก้ปัญหาเฉพาะหน้าอย่างฉับพลัน เป็นต้น
รูปแบบของการสัมภาษณ์
ในการสัมภาษณ์ผู้สมัครงานนั้นมักมีการกำหนดรูปแบบการสัมภาษณ์โดยทั่วไปดังนี้
1. การสัมภาษณ์โดยมีการกำหนดคำถามไว้ก่อนล่วงหน้า (Structured Interview)
วิธีการนี้มักเป็นที่นิยมใช้กันอย่างกว้างขวาง
ซึ่งจะทำให้ผู้สมัครแต่ละรายได้รับคำถามในลักษณะเดียวกันทำให้คณะกรรมการสัมภาษณ์สามารถสังเกตความแตกต่างในการตอบคำถาม การแก้ปัญหาเฉพาะหน้า
ตลอดจนทราบรายละเอียดในเรื่องต่าง ๆ จากผู้สมัครได้เป็นแบบเดียวกัน
ทำให้คณะกรรมการสามารถตัดสินใจคัดเลือกผู้สมัครได้ง่ายขึ้น
ในการสัมภาษณ์แบบที่มีการกำหนดคำถามไว้ก่อนล่วงหน้านั้น
คณะกรรมการสัมภาษณ์อาจค้นหาและตั้งคำถามได้จาก “คำถามหลัก ๆ ที่ใช้ในการสัมภาษณ์”
ซึ่งจะได้กล่าวถึงในหัวข้อต่อไป
2. การสัมภาษณ์โดยไม่มีการกำหนดคำถามไว้ก่อน (Unstructured Interview)
วิธีนี้คณะกรรมการสัมภาษณ์จะตั้งคำถามในขณะที่ทำการสัมภาษณ์
โดยไม่มีการกำหนดคำถามไว้ก่อนล่วงหน้า เพื่อทดสอบไหวพริบ
การแก้ปัญหาเฉพาะหน้าของผู้สมัคร โดยคณะกรรมการสัมภาษณ์ที่ใช้วิธีนี้
มักจะใช้ประสบการณ์ทำงานในงานที่ตนถนัดเข้ามาตั้งคำถามกับผู้สมัคร
โดยที่อาจจะยังไม่สนใจประเด็นอื่น ซึ่งวิธีการดังกล่าวจะไม่มีรูปแบบที่แน่นอน
3. การสัมภาษณ์แบบจำลองเหตุการณ์ (Situation Interview)
เป็นการสอบสัมภาษณ์โดยมีการจำลองสถานการณ์เพื่อให้ผู้สมัครได้แก้ไขปัญหาต่าง ๆ
หรืออาจมีกรณีศึกษาเพื่อให้ผู้สมัครได้ตัดสินใจ ซึ่งการสัมภาษณ์ในลักษณะนี้
อาจเป็นการให้ผู้สมัครเข้ามาในสถานการณ์จำลองแบบเดี่ยว หรือเป็นกลุ่ม
โดยคณะกรรมการจะทำการสังเกตการณ์และให้คะแนนก็ได้
ประเภทคำถามที่ใช้ในการสัมภาษณ์
ประเภทของคำถามที่มักใช้กันอยู่ทั่วไปในการสัมภาษณ์ผู้สมัครงานคือ
1. คำถามแบบปิด (Close ended)
คือคำถามที่กรรมการสัมภาษณ์เจาะจงให้ผู้สมัครตอบเพียงว่า “ใช่” หรือ “ไม่ใช่”
ซึ่งคำถามในลักษณะนี้จะคล้ายกับการซักพยานในศาล
เพราะไม่ต้องการให้ผู้ตอบแสดงความคิดเห็นใด ๆ
นอกเหนือจากคำตอบที่กรรมการสัมภาษณ์ต้องการ เช่น
ถามว่า “ที่คุณต้องการจะเปลี่ยนงานเพราะคุณมีความขัดแย้งกับหัวหน้างานใช่หรือไม่??”
2.คำถามแบบเปิด (Open ended)
เป็นคำถามที่กรรมการสัมภาษณ์ต้องการทราบความคิดเห็น
ตลอดจนต้องการทราบทัศนคติในด้านต่าง ๆ จากผู้สมัคร โดยจะมีลักษณะการถามที่เปิดกว้าง
เช่น “คุณมีวิธีการปรับตัวเพื่อให้เข้ากับเพื่อนร่วมงานในที่ทำงานใหม่ได้อย่างไร??”
3.คำถามทวนให้ผู้สมัครแสดงความมั่นใจ
เพื่อทดสอบว่าผู้สมัครพูดหรือมั่นใจเช่นนั้นจริง ๆ
เช่น “เมื่อสักครู่คุณบอกว่าคุณต้องการจะเปลี่ยนงาน
โดยไม่ได้มีสาเหตุจากความขัดแย้งในที่ทำงานใช่หรือไม่??”
4.คำถามหยั่ง
เป็นคำถามที่ต้องการหาเหตุผล ความเชื่อ และทัศนคติของผู้สมัคร เช่น
“คุณลาออกจากงานทั้ง ๆ ที่ยังไม่ได้งานใหม่เลยหรือ?? ทำไมจึงทำเช่นนั้น??”
คำถามหลัก ๆ ที่ใช้ในการสัมภาษณ์
ในการสัมภาษณ์ผู้สมัครงานในรูปแบบที่มีการวางแผนการสัมภาษณ์ไว้ล่วงหน้า (Structured Interview)
กรรมการสัมภาษณ์มักจะตั้งคำถามเกี่ยวกับเรื่องราวต่าง ๆ จากผู้สมัครดังต่อไปนี้
1. คำถามเกี่ยวกับชีวิต และครอบครัวของผู้สมัคร เช่น
- ขอให้คุณเล่าชีวิตในวัยเด็กให้คณะกรรมการสัมภาษณ์ได้ทราบเบื้องต้น
- บุคคลใดในครอบครัวที่คุณรัก และคิดว่ามีอิทธิพลต่อการดำเนินชีวิตของคุณ
- ครอบครัวของคุณมีความอบอุ่นหรือไม่
- เวลาคุณมีปัญหาคุณจะปรึกษากับใครในครอบครัวเป็นคนแรก
- คุณมีเป้าหมายในชีวิตอย่างไร
- ช่วงชีวิตไหนที่คุณประทับใจมากที่สุด
- คุณมีพี่น้องกี่คน , อยู่บ้านเดียวกันหรือไม่ , ปัจจุบันศึกษาหรือทำงานที่ใด
- คุณแบ่งเงินเดือนให้กับคุณพ่อ-คุณแม่บ้างหรือไม่
- ฯลฯ
2. คำถามเกี่ยวกับการศึกษาและกิจกรรมขณะที่เรียน
- ขอให้คุณเล่าประวัติการศึกษาให้คณะกรรมการสัมภาษณ์ทราบ
- คุณเรียนจบด้านไหน , คณะไหน , สาขาไหน , สถาบันไหน
- คุณคิดว่าจะสามารถนำความรู้ที่ได้รับจากการศึกษามาประยุกต์ใช้ในงานได้อย่างไร
- ขณะที่เรียนอยู่ คุณทำกิจกรรมอะไรหรือไม่ ตำแหน่งใด
- ขณะที่เรียนคุณชอบวิชาใดมากที่สุด เพราะอะไร
- ถ้าย้อนเวลากลับไปได้คุณอยากจะเปลี่ยนสาขาวิชาใหม่หรือไม่ เพราะอะไร
- คุณเคยถูกลงโทษในระหว่างที่ศึกษาอยู่หรือไม่
- คุณเคยได้รับทุนการศึกษาหรือไม่ จากสถาบันใด
- คุณอยากจะศึกษาต่อหรือไม่ สาขาใด ในประเทศหรือต่างประเทศ และวางแผนไว้อย่างไร
- ฯลฯ
3. คำถามเกี่ยวกับประสบการณ์ทำงานที่ผ่านมา
- ขอให้คุณเล่าประสบการณ์ทำงานตั้งแต่เริ่มต้นจนถึงปัจจุบัน
- ในบรรดาที่ทำงานที่ผ่านมาคุณชอบที่ไหนมากที่สุด เพราะอะไร
- เหตุใดคุณจึงต้องการเปลี่ยนงาน
- คุณเคยถูกลงโทษจากที่ทำงานเดิมหรือบ้างหรือไม่ เรื่องอะไร และเมื่อใด
- คุณเคยถูกตั้งกรรมการสอบสวนในที่ทำงานเดิมหรือไม่
- คุณมีจุดมุ่งหมายสูงสุดในชีวิตการทำงานอย่างไร
- คุณเคยมีความขัดแย้งกับหัวหน้างาน หรือเพื่อนร่วมงานบ้างหรือไม่ อย่างไร
- คุณคิดว่าผลตอบแทนเช่น เงินเดือน หรือสวัสดิการเป็นสิ่งสำคัญที่สุดในการพิจารณา
เปลี่ยนงานหรือไม่ เพราะอะไร
- ถ้าคุณมีโอกาสเลือกทีมงานคุณต้องการทีมงานแบบไหน
- ฯลฯ
4. คำถามเกี่ยวกับทัศนคติ และการควบคุมอารมณ์
- คุณเคยมีความคิดที่ขัดแย้งกับนโยบายของบริษัทบ้างหรือไม่ ยกตัวอย่างให้เห็นชัด
- ถ้าคุณคิดว่าคุณไม่มีความก้าวหน้าในบริษัทแล้วคุณจะทำอย่างไรต่อไป
- คุณเป็นคนเจ้าอารมณ์หรือไม่
- คุณเคยมีเรื่องทะเลาะวิวาทในทำงานหรือไม่
- ถ้ามีลูกน้องของคุณขึ้นไม่เชื่อฟังและยุยงให้ลูกน้องคนอื่นคล้อยตามและต่อต้าน
คุณจะทำอย่างไร
- ถ้าคุณกำลังเดินตรวจงานและมีลูกน้องเข้ามาชกต่อยคุณ คุณจะแก้ปัญหาอย่างไร
- ฯลฯ
5. คำถามทั่วไป
- คุณคิดว่าคุณมีจุดเด่นในด้านใด
- คุณเคยประสบความล้มเหลวในชีวิตการทำงานหรือไม่ และคุณสามารถแปรความล้มเหลวนั้นให้
เป็นโอกาสได้บ้างหรือไม่ อย่างไร
- คุณดื่มเหล้า หรือสูบบุหรี่บ้างหรือไม่ สุขภาพของคุณตอนนี้เป็นอย่างไร
- คุณมีงานอดิเรกอะไรบ้าง หรือคุณชอบเล่นกีฬาอะไร
- คุณเคยดีใจหรือเสียใจที่สุดในชีวิตบ้างหรือไม่ ในเรื่องไหน
- คุณชอบงานเลี้ยงสังสรรค์หรือไม่ เพราะอะไร
- ฯลฯ
ข้อพึงระลึกสำหรับผู้เป็นกรรมการสัมภาษณ์ทุกท่าน
1.ท่านเป็นผู้หนึ่งที่มีส่วนทำให้ผู้สมัครงานจะ “ได้ทำงาน” หรือ “ไม่ได้ทำงาน”
ซึ่งหากผู้สมัครไม่มีคุณสมบัติ ตลอดจนความรู้ความสามารถที่เหมาะสมย่อมต้องถูกปฏิเสธ
ส่วนผู้สมัครที่มีคุณสมบัติเหมาะสมย่อมเป็นที่ต้องการขององค์กร
ซึ่งท่านจะต้องความรู้ความสามารถในการคัดเลือกผู้สมัครโดยท่านควรพัฒนาทักษะในการอ่านคน ,
วิธีการตั้งคำถาม , การสังเกตผู้สมัคร ฯลฯ
และใช้ช่วงเวลาในการสัมภาษณ์งานอย่างมีคุณค่าโดยการเตรียมตัวล่วงหน้าก่อนการสัมภาษณ์ทุกครั้ง เช่น การศึกษาข้อมูลของผู้สมัครแต่ละรายในเบื้องต้น
เพื่อให้ได้คนที่เหมาะสมที่สุดเข้ามาสร้างความเจริญก้าวหน้าให้กับองค์กร
2.ท่านเป็น “ผู้สัมภาษณ์” มิใช่ “ผู้ถูกสัมภาษณ์”
ดังนั้น ท่านควรเป็นฝ่าย “ฟัง” มากกว่าเป็นฝ่าย “พูด” เพื่อที่จะได้สามารถ “อ่าน” ผู้สมัคร
หรือเก็บข้อมูลจากผู้สมัครให้ได้มากที่สุดเพื่อประกอบการตัดสินใจ
หากท่านพูดมากกว่าผู้ถูกสัมภาษณ์แล้วท่านจะเอาข้อมูลที่ไหนมาใช้ตัดสินใจ
3.ควรหลีกเลี่ยงความลำเอียงในลักษณะ Stereo Type กล่าวคือ ความรู้สึกที่ท่านถูกชะตา
หรือไม่ถูกชะตากับผู้สมัครในครั้งแรกที่พบกัน (First Impression) ให้มากที่สุด
เพราะผู้สมัครอาจไม่ได้เป็นอย่างที่ท่านคิด
ท่านควรใช้ข้อมูลและเหตุผลในการพิจารณามากกว่าการใช้ “ความรู้สึก”
4.ข้อนี้สำคัญอย่างยิ่งสำหรับผู้ที่เป็นกรรมการสอบสัมภาษณ์
คือถึงแม้ท่านจะถูกใจผู้สมัครงานมากขนาดไหน ท่านไม่ควรแสดงอาการ “อยากจะรับเข้าทำงาน”
โดยให้ผู้สมัครงงานเห็น เช่น แสดงอาการชื่นชมอย่างชัดเจนโดยการพูดว่า
“มาเริ่มงานพรุ่งนี้เลยก็แล้วกัน” ,”ตกลงว่าบริษัทรับคุณเข้าทำงานแล้ว” ฯลฯ
ซึ่งบางครั้งกรรมการบางท่านตกลงเรื่องอัตราเงินเดือนกับผู้สมัครแล้วว่าจะให้เงินเดือนเท่าไหร่
โดยไม่ได้ปรึกษาหารือฝ่ายบุคคลเสียก่อน ซึ่งจะทำให้เกิดปัญหาตามมาอย่างมาก
เพราะหากว่ากรรมการสัมภาษณ์ได้ตกลงกับผู้สมัครงานไปก่อนแล้ว
เช่นว่านี้ ผู้สมัครงานก็จะอ่านได้ว่าบริษัทต้องการตัวเขาแน่นอน ดังนั้นจึงมีโอกาส “เล่นตัว” ได้
โดยขอขึ้นอัตราเงินเดือนจนเกินจริงไปมาก ซึ่งกรรมการสัมภาษณ์ ที่ต่อไปจะเป็นหัวหน้างานก็ได้ตกลงรับปากไว้ โดยอาจจะลืมนึกถึงว่าแล้วผู้ใต้บังคับบัญชาในปัจจุบันที่ทำงานมาก่อนกับท่าน
ซึ่งมีประสบการณ์ที่เท่ากันหรืออาจจะมากกว่าผู้สมัครรายนี้จะรู้สึกอย่างไร
ถึงแม้ว่าจะบอกว่าเงินเดือนเป็นความลับก็ตาม แต่ในทางปฏิบัติก็คงปิดกันยาก
และอีกประการหนึ่งถึงแม้ไม่รู้เงินเดือนซึ่งกันและกันก็ตาม
ดังนั้นเรื่องนี้เป็นเรื่องนี้เป็นเรื่องที่ต้องย้ำว่าเป็นเรื่องที่สำคัญ (Sensitive) อย่างยิ่ง
ที่ควรจะต้องปรึกษาหารือกับฝ่ายบุคคลเสียก่อนเพื่อหาข้อสรุป
เพราะกรรมการสัมภาษณ์มีหน้าที่เพียงสัมภาษณ์ผู้สมัครงานและเขียนความเห็นในใบสัมภาษณ์
ว่าท่านสนใจผู้สมัครรายนั้นหรือไม่เท่านั้น ส่วนในเรื่องอื่น ๆ ท่านควรจะต้องปล่อยให้ฝ่ายบุคคลเขาทำหน้าที่ของเขาต่อไปเอง เพราะฝ่ายบุคคลจะเป็นผู้ดูแลภาพรวมของพนักงานทั้งองค์กรและทราบข้อมูลในเรื่องค่าตอบแทนของพนักงานทั้งองค์กร ซึ่งจะสามารถใช้ดุลพินิจในเรื่องนี้ได้โดยคำนึงถึงความเหมาะสมเมื่อพิจารณาเปรียบเทียบกันในเรื่องของคุณสมบัติและความเหมาะสมของผู้สมัคร
เมื่อเปรียบเทียบกับพนักงานที่ทำงานอยู่ที่มีคุณสมบัติใกล้เคียงกันในหน่วยงานต่าง ๆ ในปัจจุบัน
ซึ่งโดยทั่วไปก่อนที่ฝ่ายบุคคลจะยืนยันการตอบรับเข้าทำงานและตกลงในเรื่องการจ่ายผลตอบแทนนั้น ฝ่ายบุคคลจะต้องหารือรอบสุดท้ายกับหัวหน้าหน่วยงานที่เป็นต้นสังกัดของผู้สมัครงานอีกครั้งหนึ่งอยู่แล้ว
5. ควรปิดท้ายการสัมภาษณ์ด้วยให้ผู้สมัครงานสอบถามสิ่งที่ยังสงสัยข้องใจ
เพื่อความกระจ่างชัดในเรื่องต่าง ๆ ซึ่งจะทำให้ผู้สมัครงานรู้สึกว่าองค์กรเปิดโอกาสให้เขาได้ซักถามสิ่งที่ต้องการทราบเพิ่มเติมจากองค์กร
สรุป
จากที่ได้กล่าวมาทั้งหมดนี้จะเห็นได้ว่า เทคนิคการสัมภาษณ์ผู้สมัครงานเป็นทั้ง “ศาสตร์” และ “ศิลป์”
ที่ผู้บริหารซึ่งจะต้องเป็นคณะกรรมการสัมภาษณ์ควรจะต้องให้ความสนใจ และเห็นความสำคัญ
ซึ่งเทคนิคดังกล่าวจะเกิดผลดีที่สุดก็ด้วยการฝึกฝน และติดตามผลอย่างสม่ำเสมอ
กล่าวคือเมื่อเราได้สัมภาษณ์ผู้สมัครงานและคัดเลือกเข้ามาเป็นพนักงานแล้ว
ควรติดตามดูผลการปฏิบัติงานตลอดจนความประพฤติของพนักงานคนนั้น ๆ ว่าเป็นอย่างไร
เพื่อเป็นข้อมูลทางสถิติ และเป็นแนวทางในการปรับปรุงการสอบสัมภาษณ์ตลอดจนการตั้งคำถาม
และการสังเกตผู้สมัครงานในครั้งต่อ ๆ ไป เพื่อให้องค์กรสามารถคัดคนดีเข้ามาทำงานกับองค์กรให้มากที่สุดต่อไป.
เรียบเรียง
ภก.ภูริทัต ว่องพุฒิพงศ์
บจก.Pharmconnection
ความคิดเห็น
แสดงความคิดเห็น